Personal Assistant adalah pekerjaan di mana kamu menjadi orang kepercayaan dari kliennya yang biasanya merupakan orang berjabatan tinggi dan penting. Cakupan pekerjaan personal assistant lebih luar dari assistant pada umumnya. Assistant yang berasal dari kata assist sendiri berarti membantu.
Untuk penjelasan lebih lanjut terkait tugas personal assistant, sudah Mba Lumina tulis di bawah ini. Simak baik-baik, ya!
Baca juga: Jenis, Tugas, Hingga Gaji Staff Kantor
Tugas Personal Assistant
Personal assistant bertugas untuk membantu kehidupan pekerjaan maupun kehidupan pribadi kliennya sesuai dengan jobdesk yang sudah disepakati. Secara garis besar, tugas personal assistant dalam kehidupan profesional di antaranya adalah sebagai berikut.
Mempersiapkan Komunikasi Atas Nama Klien
Yang dimaksud dengan membersiapkan komunikasi atas nama klien di sini adalah seorang personal assistant bertanggung jawab terhadap hubungan komunikasi pekerjaan yang klien miliki dengan pihak terkait. Personal assistant dapat menjawab panggilan telepon atas nama klien dan juga dapat membuat janji temu atas nama klien.
Baca juga: Bingung Cara Buka Obrolan Dengan Bos? Terapkan 5 Cara Ini
Memantau Email Serta Laporan Yang Masuk
Klien dari personal assistant tentunya tidak bisa memeriksa semua email dan laporan yang masuk tepat pada waktunya. Di sinilah peran personal assistant, yakni menginformasikan terkait email dan laporan yang sudah masuk sesuai tanggal dibutuhkannya.
Baca juga: Panduan Lengkap Menulis Body Email Lamaran Kerja
Menjadwalkan Pekerjaan Klien
Inilah tugas personal assistant yang utama, yakni membuat jadwal terkait pekerjaan yang klien lakukan. Penjadwalan ini dilakukan agar tidak terjadi tabrakan antar jadwal dan tidak hadirnya klien dalam acara penting karena terjebak macet atau hal lainnya.
Mengatur Perjalanan Klien
Klien dari personal assistant akan lebih sering pergi untuk janji temu, baik ke luar kota maupun luar negeri. Personal assistant bertugas untuk mempersiapkan perjalanan ini, mulai dari transportasi sampai penginapan.
Skill yang Harus Dimiliki Personal Assistant
Untuk menjadi seorang personal assistant, tentu tidak bisa sembarang orang. Kamu harus memiliki hard skill dan kelebihan khusus yang dapat membuatmu memiliki pekerjaan ini. Di bawah ini merupakan rangkuman dari Mba Lumina tentang apa saja sih skill yang harus dimiliki oleh seorang personal assistant? Disimak baik-baik, ya!
Baca juga: 8 Contoh Skill Dalam CV : Skill yang Bikin Kamu Dilirik HRD
Kemampuan Manajemen Waktu
Manajemen waktu memang harus dimiliki oleh semua orang, tak terkecuali personal assistant. Jika kamu menjadi seorang personal assistant, kamu tidak hanya mengatur jadwalmu sendiri, tapi jadwal klienmu juga.
Tips dalam melakukan manajemen waktu untuk klienmu adalah mencatat semua waktu yang sudah memiliki janji dengan orang lain dengan aplikasi pengatur jadwal. Kamu juga dapat melakukannya langsung secara tertulis, namun kamu akan mudah kesulitan saat ada jadwal yang tiba-tiba berubah karena ada pembatalan atau penambahan mendadak.
Pastikan juga kamu kembali mengingatkan jadwal yang klienmu miliki pada pagi hari agar klienmu dapat mengingat lagi jadwalnya.
Kemampuan Komunikasi, Baik Verbal Maupun Tertulis
Tak dapat dipungkiri kemampuan komunikasi menjadi kunci dari pekerjaan asisten. Semua assistant harus memiliki dan dapat melakukan kemampuan ini dengan baik, termasuk personal assistant. Jika personal assistant memiliki masalah komunikasi, tentu miskom atau miss komunikasi akan sering terjadi.
Miskom ini dapat merambah ke masalah baru, seperti hilangnya kesempatan bertemu dengan tamu penting atau lainnya. Karena itu kamu yang ingin menjadi personal assistant harus bisa berkomunikasi secara tepat tanpa ada makna ganda dalam perkataanmu.
Tips untuk kamu yang ingin bernilai lebih dari personal assistant lain adalah menguasai bahasa lain yang dibutuhkan dalam pekerjaan. Kamu dapat mempelajari bahasa internasional, seperti bahasa Inggris.
Kamu juga dapat menambah bahasa lain, seperti bahasa Cina dan bahasa Jerman, mengingat kedua negara itu memiliki pengaruh besar pada pasar internasional. Selain itu, kamu juga bisa mempelajari bahasa isyarat internasional jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Kemampuan Menjaga Privasi
Pekerjaan personal assistant sangat erat kaitannya dengan kegiatan pemimpin perusahaan atau orang penting yang berada di perusahaan tersebut. Sudah pasti kamu akan tahu lebih banyak dan tahu lebih cepat dari karyawan lain, meski karyawan tersebut juga sesama assistant. Karena itulah gaji yang dimiliki personal assistant lebih mahal, karena itu juga termasuk uang menjaga rahasia yang terkait dengan perjalanan dan perkembangan suatu perusahaan.
Tips yang dapat kamu lakukan untuk menjaga rahasia perusahaan adalah hindari topik mengenai pekerjaan saat bersama karyawan atau teman lain. Jika mereka sudah membawa topik-topik pekerjaan, kamu bisa langsung mencegah obrolan lebih lanjut atau langsung pergi.
Kemampuan Beradaptasi
Semua karyawan harus memiliki kemampuan beradaptasi yang mampu membantu mereka dalam kehidupan pekerjaan. Personal assistant juga termasuk di dalamnya. Bekerja dengan lingkungan para atasan tentu membuat beberapa orang tertekan. Namun, personal assistant hanya dapat bertanggung jawab kepada kliennya langsung tanpa ada campur tangan orang lain.
Tips untuk adaptasi bagi para personal assistant adalah dapat selalu mengetahui perkembangan terbaru terkait perusahaan lain yang memiliki layanan atau produk sama dengan perusahaan kamu sendiri. Personal assistant juga dapat beradaptasi dengan kemajuan teknologi dan perkembangan komunitas yang terkait dengan perusahaan.
Baca juga: Teamwork: Definisi, Manfaat, dan Cara Membangunnya
Nah, itu tadi penjelasan Mba Lumina tentang pekerjaan Personal Assistant. Semoga Warga Lumina lebih memahami dan untuk yang ingin menjadi salah satunya dapat mempersiapkan skill-skill yang dibutuhkan agar peluang diterima lebih besar. Tetap ingat jaga kesehatan selama bekerja, ya!
“Biar mudah mencari lowongan pekerjaan, Yuk download Aplikasi Lumina sekarang juga!”