Asisten personalia dan umum adalah profesi yang erat kaitannya dengan hubungan antar karyawan lain atau manajemen karyawan didalam perusahaan. Personalia sendiri merupakan hal yang memiliki kemiripan dengan HRD, namun terdapat beberapa perbedaan yang mendasar terkait peran dan tugasnya.
Asisten personalia dan umum lebih mengarah kepada manajemen perencanaan dan administrasi yang menyangkut kepada karyawan. Meski sekilas mirip dengan HRD, tugas personalia lebih meliputi kegiatan administrasi untuk mendukung fungsi HRD.
Sudahkah kamu mengetahui apa itu asisten personalia dan umum? dan apa saja tugas beserta peran dari asisten personalia dan umum? Pada kesempatan kali ini, Mba Lumina akan menjelaskan tentang asisten personalia dan umum. Yuk langsung saja simak penjelasannya berikut ini!
Baca juga: Staff Operasional: Kenali Tugas, Gaji, dan Kualifikasinya
Definisi Asisten
Asisten adalah seorang karyawan yang bertugas membantu manajer atau karyawan lain yang memiliki jabatan lebih tinggi untuk menyelesaikan pekerjaannya. Asisten manajer memiliki banyak tanggung jawab, dan pekerjaan ini membutuhkan keterampilan kepemimpinan yang bagus.
Dalam bekerja, asisten perlu memiliki skill atau kemampuan penting seperti kepemimpinan, manajemen organisasi, komunikasi, dan ketelitian. Sebab, asisten merupakan perpanjangan tangan atau petugas yang berperan dalam membantu bagian lain, atau dalam konteks ini adalah bagian personalia dan umum.
Definisi Personalia
Sekilas personalia memiliki kemiripan dengan departemen HR atau HRD, yakni memiliki kesamaan dalam melakukan manajemen karyawan. Hal yang membedakan adalah HRD memiliki tugas yang berhubungan langsung dengan karyawan sedangkan personalia lebih fokus pada hal yang bersifat administratif.
Untuk mengetahui terkait HRD lebih lanjut, kamu bisa cek pada artikel Apa itu HRD? Berikut Penjelasan Beserta Tugas dan Gajinya
Personalia adalah departemen yang bertugas melaksanakan serangkaian kegiatan pengelolaan SDM untuk hal-hal yang terkait administratif guna mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawannya.
Administrasi tersebut dapat meliputi misalnya penggajian, dokumen pendukung karyawan seperti paklaring, surat pengunduran diri, pemecatan, dan juga data absensi online. Pengelolaan dari fungsi personalia ini atau yang dikenal dengan istilah manajemen personalia, antara lain artinya bertanggung jawab terhadap employee database, payroll, dan pembayaran benefit lainnya.
Baca juga: Jenis, Tugas, Peran, Hingga Gaji Staff HRD
Tugas Asisten Personalia dan Umum
Oleh karena bagian personalia berhubungan secara langsung dengan semua hal yang menyangkut karyawan, baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya, maka tugas dari asisten personalia dan umum meliputi;
- Membantu menyusun anggaran tenaga kerja yang diperlukan;
- Membantu membuat job analysis, job description, dan job spesification;
- Membantu menentukan dan memberikan sumber-sumber tenaga kerja;
- Membantu mengurus dan mengembangkan karyawan;
- Membantu mengurus dan melaksanakan rekrutmen dan seleksi tenaga kerja;
- Membantu mengurus soal-soal pemberhentian (pensiun, PHK, resign);
- Membantu mengurus soal-soal kesejahteraan.
- Membantu dikarenakan adanya kewajiban atau tugas dari bagian personalia untuk menangani masalah kesejahteraan dan menentukan anggaran yang terkait dengan karyawan.
Baca juga: Jenjang Karir: Pengertian, Panduan, dan Tips
Fungsi Asisten Personalia dan Umum
Asisten personalia dan umum pada suatu perusahaan memiliki fungsi penting dalam melakukan bagian manajemen dan administrasi terkait perusahaan dan juga karyawan. Secara garis besar asisten personalia dan umum berfungsi sebagai pembantu bagian personalia dan umum dalam melaksanakan tugasnya. Berikut adalah fungsi dari asisten personalia dan umum.
1. Perencanaan
Perencanaan tersebut berarti membantu menentukan suatu program manajemen perusahaan personalia yang akan dapat membantu mencapai tujuan perusahaan yang sudah ditetapkan.
2. Pengarahan
Apabila manajer sudah mempunyai rencana dan sudah mempunyai organisasi untuk melaksanakan rencana tersebut, fungsi selanjutnya adalah mengadakan pengarahan terhadap pekerjaan.
3. Pengawasan
Pengawasan adalah mengamati juga membandingkan pelaksanaan dengan terencana dan mengoreksinya jika terjadi suatu penyimpangan.
Dengan arti lain pengawasan adalah suatu fungsi yang menyangkut suatu masalah pengaturan berbagai jenis kegiatan atau aktivitas sesuai dengan rencana personalia yang sudah dirumuskan sebagai dasar analisis dari tujuan suatu organisasi fundamental.
4. Pengembangan
Asisten personalia dan umum juga dapat membantu meningkatkan keahlian serta keterampilan tenaga kerja melalui tahap pendidikan serta pelatihan.
Biasanya hal tersebut dilakukan pada saat terdapat tenaga kerja yang baru, sebab kebanyakan dari mereka merupakan tenaga kerja yang masih belum siap pakai.
5. Pemeliharaan
Pemeliharaan karyawan berhubungan dengan usaha-usaha demi mempertahankan keberlangsungan dari kondisi kerja yang telah efektif melalui kelima fungsi manajemen personalia.
Umumnya terdapat dua hal yang harus dipertahankan yaitu sikap positif pegawai terhadap tugas yang diberikan serta melalui proses komunikasi yang baik pada organisasi, Selain itu juga dengan mempertahankan kondisi fisik para pegawai melalui program kesehatan dan keamanan.
Baca juga: Tips dan Trik Mengembangkan Komunikasi Non Verbal yang Perlu Kamu Ketahui
“Lumina menyediakan puluhan ribu informasi lowongan pekerjaan lengkap di seluruh Indonesia yang selalu update. Yuk, install aplikasinya dan daftar Lumina sekarang juga!”