Mengenal Personalia: Definisi, Tugas, dan Tanggung Jawab

Personalia adalah posisi yang cukup penting di suatu perusahaan. Sebab, personalia memiliki kemiripan dengan bidang HRD yang memiliki tugas dalam bidang manajemen karyawan serta administrasi. 

Jika kamu memperhatikannya, terdapat perbedaan nama antara personalia, HRD, dan juga human capital. Meskipun demikian, istilah istilah tersebut memiliki persamaan dan juga perbedaan yang mendasar. Personalia merupakan jabatan yang mengendalikan kinerja karyawan sehingga berdampak besar pada perusahaan.

Sebelum membicarakan personalia lebih jauh, sudahkah kamu mengetahui apa itu personalia? dan apa saja tugas dan tanggung jawabnya? Pada kesempatan kali ini, Mba Lumina akan menjawab pertanyaan kamu seputar personalia. Penasaran? Yuk simak penjelasan Mba Lumina di bawah ini ya!

Baca juga: Apa itu HRD? Berikut Penjelasan Beserta Tugas dan Gajinya

Definisi Personalia

Personalia (Source: Freepik)

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), personalia adalah bagian suatu instansi/kantor yang mengurus soal-soal kepegawaian atau bagian personel. Dapat diartikan juga bahwa personalia adalah bidang atau posisi yang bertugas dalam urusan kepegawaian dan hal yang menyangkutnya.

Sedangkan menurut Fillipo dalam Handoko, personalia dapat diartikan juga sebagai perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi, dan masyarakat.

Berdasarkan pengertian di atas, dapat dikatakan bahwa personalia adalah serangkaian kegiatan mengelola sumber daya manusia untuk mengatur berbagai kegiatan yang berhubungan dengan bidang administratif. Tugas lain dari personalia diantaranya mengatur suatu hubungan industrial antara perusahaan dengan karyawannya.

Baca juga: Jenis, Tugas, Peran, Hingga Gaji Staff HRD

Tugas dan Tanggung Jawab Personalia

Personalia (Source: Freepik)

Personalia merupakan bidang yang memiliki fokus dalam hal kepegawaian. Hal ini menunjukan bahwa tanggung jawab personalia adalah memastikan sumber daya manusia yang cukup bagi perusahaan dan mengawasi hubungan antar pekerja dan perusahaan. Tugas dan tanggung jawab personalia dapat dibagi menjadi dua bidang, yakni manajemen dan operasional.

Bidang Manajemen

Tugas dan fungsi manajemen personalia dalam bidang manajemen terbagi menjadi empat pilar utama yaitu, planning atau perencanaan, organizing atau pengaturan, directing atau pengarahan serta controlling atau pengawasan. 

  • Planning, Pada pilar perencanaan, bagian personalia bertugas untuk mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan oleh pegawai. Hal ini meliputi perencanaan SDM lengkap dengan keahlian yang dibutuhkan perusahaan.
  • Organizing, Dalam pilar ini, rencana-rencana yang yang telah dibuat mulai dilaksanakan seperti mengeset waktu wawancara, memastikan status kepegawaian yang dicari oleh perusahaan sampai memilih staf yang akan melakukan wawancara dengan calon pekerja.
  • Directing, Tugas personalia dalam pilar directing adalah memastikan rencana dan aturan yang telah dibuat untuk dilaksanakan dan dipahami oleh semua pihak, baik itu perusahaan, calon pekerja yang akan diwawancara, maupun staf yang akan melakukan wawancara kerja.
  • Controlling, Perlu dipahami bahwa tidak semua rencana akan berjalan mulus tanpa kerikil sesuai yang telah direncanakan. Maka dari itu ada tugas dan fungsi manajemen personalia di pilar controlling agar apapun yang terjadi, rencana awal yang telah diatur tetap dapat diraih atau bila perlu dapat dimodifikasi sesuai apa yang terjadi di lapangan.

Baca juga: Manajemen Proyek: Definisi, Tujuan, dan Tahapan

Bidang Operasional

Tugas dan fungsi manajemen personalia dalam bidang operasional adalah memastikan adanya kegiatan operasional yang mendukung adanya sumber daya manusia yang terus berkembang. Hal ini dapat meliputi pengadaan training atau pelatihan pegawai, manajemen absensi, kompensasi pegawai, hingga bonus dan juga fasilitas tambahan bagi pegawai. 

Segala hal tersebut memilki tujuan untuk meningkatkan kesejahteraan juga meningkatkan produktivitas pegawai di perusahaan, sehingga perusahaan juga akan menerima dampak positif dari hasil kerja pegawai.

Baca juga: Staff Operasional: Kenali Tugas, Gaji, dan Kualifikasinya

Skill yang Dibutuhkan

Personalia (Source: Freepik)

Banyaknya tugas dan tanggung jawab yang dimiliki personalia tentu membutuhkan kemampuan atau skill yang mumpuni. Berikut adalah skill yang dibutuhkan oleh seorang personalia dalam melakukan pekerjaannya.

Baca juga: 8 Contoh Skill Dalam CV : Skill yang Bikin Kamu Dilirik HRD

1. Kemampuan Komunikasi

Segala pekerjaan tentu membutuhkan skill komunikasi yang baik. Skill ini akan memudahkan seseorang dalam melakukan pekerjaannya, khususnya ketika mengharuskan berinteraksi dengan orang lain. Terlebih, personalia merupakan bidang yang bekerja untuk melakukan pengaturan karyawan, sehingga perlu berkomunikasi dengan berbagai pihak secara efektif.

2. Kemampuan Administrasi

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, personalia merupakan bidang yang mengurusi kepegawaian dengan fokus administrasi, tidak seperti HRD. Administrasi yang diurus oleh personalia disini dapat berupa urusan surat menyurat, kompensasi pegawai, perizinan, dan lain lain.

3. Kemampuan Manajemen SDM

Seperti namanya, personalia adalah bidang yang tentu berkaitan dengan personel atau pegawai. Sumber daya manusia dalam perusahaan merupakan salah satu tanggung jawab personalia. Oleh karena itu, dibutuhkan kemampuan manajemen SDM yang baik agar dapat menciptakan kesejahteraan dan keteraturan bagi pegawai.

4. Pengetahuan Psikologi

Pengetahuan psikologi adalah salah satu hal penting dan bermanfaat ketika kamu memiliki pekerjaan yang mengharuskan mengurus atau mengatur sumber daya manusia. Pegawai memiliki latar belakang, kemampuan, dan kepribadian yang berbeda beda. Oleh karena itu, pengetahuan psikologi dapat membantu kamu dalam melakukan pengaturan serta manajemen personalia dengan mudah.

“Biar mudah cari lowongan pekerjaan, Yuk download Aplikasi Lumina sekarang juga!”

Leave a Comment