Surat undangan rapat merupakan salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk mengundang para pihak yang terkait untuk menghadiri suatu pertemuan tertentu. Surat undangan rapat memiliki peran penting dalam menjalankan suatu kegiatan, karena melalui surat ini para pihak yang diundang dapat memahami tujuan dan agenda dari pertemuan tersebut.
Dalam hal ini, surat undangan rapat harus dibuat dengan jelas dan detail agar para pihak yang diundang dapat memahami informasi yang diterima dan mempersiapkan diri dengan baik untuk menghadiri pertemuan tersebut.
Tentu masih banyak diantara kamu yang masih belum memahami fungsi, struktur, hingga apa itu surat rapat. Nah, pada kesempatan kali ini, Mba Lumina akan membahasnya secara lengkap untuk kamu. Yuk langsung saja simak penjelasannya pada tulisan di bawah ini.
Baca juga: 5 Cara Membuat Surat Lamaran Kerja yang Pasti Dilirik Perusahaan!
Pengertian Surat Undangan Rapat
Surat undangan rapat merupakan sebuah dokumen atau surat berisikan ajakan atau undangan resmi kepada suatu instansi atau juga individu untuk menghadiri rapat sesuai dengan tempat dan waktu yang telah ditentukan.
Rapat sendiri merupakan kegiatan yang dilakukan oleh instansi, perusahaan, atau organisasi untuk membahas sejumlah kepentingan dan mencapai keputusan secara musyawarah. Rapat dapat dihadiri oleh beberapa pihak yang terkait dengan pokok pembahasan dari berbagai kalangan.
Surat undangan rapat dapat berfungsi sebagai undangan atau ajakan pihak-pihak yang terlibat dalam rapat tersebut. Surat undangan rapat yang baik dan benar dapat memberikan representasi yang baik bagi penerima. Sebab, surat undangan rapat dapat mencerminkan kualitas pemangku kepentingan serta pokok bahasan yang akan dirapatkan.
Baca juga: 10 Contoh Surat Lamaran Kerja Tulis Tangan dan Tips Menulisnya
Komponen Surat Rapat
1. Kop Surat
Kop surat atau kepala surat adalah komponen wajib di setiap surat yang bersifat resmi. Kepala surat ini berfungsi untuk menunjukkan asal instansi dari pengirim surat, karena setiap instansi sudah pasti memiliki ciri khas pada kop suratnya
2. Penerima Surat
Hal terpenting yang harus ada dalam pembuatan surat adalah nama penerima yang ada di bagian paling atas. Umumnya, nama penerima surat juga menyertakan alamat penerima surat tepat pada bagian bawah nama penerima.
3. Pembuka
Bagian pembuka juga terdapat pada surat undangan rapat. Bagian ini berisikan kalimat pembuka serta tujuan dari rapat tersebut.
4. Isi Surat
Setelah menyampaikan maksud dan tujuan, surat undangan rapat juga perlu menyebutkan secara singkat mengenai pelaksanaan rapat atau meeting. Isi surat menjelaskan waktu dan tanggal rapat, tempat atau lokasi acara, durasi, dan lain-lain terkait pelaksanaannya
5. Penutup
Terakhir, sertakan kalimat penutup dan jika diperlukan kamu juga bisa menyertakan cara konfirmasi RSVP untuk penerima surat. Sertakan juga nama jelas dan tanda tangan pengirim di akhir surat.
Baca juga: 10 Contoh Surat Lamaran Kerja Siap Diterima Kerja
Contoh Surat Undangan Rapat
Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
Surat Undangan Rapat Sekolah
Contoh Surat Undangan Rapat Kantor
Contoh Surat Undangan Rapat Sosialisasi
Baca juga: Cara Membuat Surat Izin Tidak Masuk Kerja Beserta Contohnya
“Lumina menyediakan puluhan ribu informasi lowongan pekerjaan lengkap di seluruh Indonesia yang selalu update. Yuk, install aplikasinya dan daftar Lumina sekarang juga!”