Dalam pameran sekretaris bertugas sebagai salah satu orang yang membantu dalam keberjalanan acara atau pameran. Seperti yang telah diketahui, sekretaris erat hubungannya dengan urusan tulis-menulis, surat-menyurat, hingga urusan dan segala hal yang bersangkutan dengan administrasi.
Diantara Warga Lumina disini pasti pernah menghadiri acara pameran. Di dalam pameran, tentu terdapat berbagai posisi yang ditempati untuk menunjang keberhasilan dan kelancaran pameran. Sekretaris adalah salah satu posisi yang wajib ada didalam pameran. Pameran sendiri memiliki beragam jenis dan kegiatan sehingga membutuhkan personel untuk menjamin pelaksanaannya.
Nah, karena sekretaris menjadi salah satu peran penting didalam pameran, sudah tahukah kamu bagaimana tugas sekretaris dalam pameran? Kali ini, Mba Lumina akan membahas tentang tugas sekretaris dalam pameran untuk menjawab rasa penasaran kamu. Yuk simak selengkapnya berikut ini ya!
“Biar mudah mencari lowongan pekerjaan, Yuk download Aplikasi Lumina sekarang juga!”
Apa itu Sekretaris?
Sekretaris adalah orang, baik pegawai maupun anggota pengurus, yang diserahi pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat, dan sebagainya. Dalam hierarki kepengurusan, sekretaris terletak di bawah ketua langsung. Hal ini karena pekerjaan seorang sekretaris sangat ketat hubungannya dengan seluruh kegiatan yang berlangsung di perusahaan atau organisasi tersebut.
Selain sekretaris secara umum, ada juga sekretaris yang bekerja hanya untuk satu orang. Sekretaris ini disebut sekretaris pribadi. Selain itu, sekretaris juga terdapat di berbagai jenis kegiatan atau organisasi, bahkan pameran sekalipun. Namun, tentu tugas yang dimiliki memiliki sedikit perbedaan tergantung pada tempatnya bekerja.
Baca juga: Baca juga: Staff Admin: Ketahui Kualifikasi, Tugas, dan Gajinya!
Apa itu Pameran?
Menurut galeri nasional, pameran memiliki arti sebagai suatu kegiatan penyajian karya seni rupa untuk dikomunikasikan sampai dapat diapresiasi oleh masyarakat luas. Pameran juga bermakna sebagai kegiatan yang dilakukan untuk menyampaikan ide atau gagasan dari seniman kepada publik lewat karya seni yang dibuatnya.
Dalam kegiatan pameran ini dapat dilaksanakan secara individu maupun kelompok dengan adanya koordinasi kepanitiaan yang telah dibentuk sebelumnya. Sehingga, dibalik berjalannya pameran terdapat susunan panitia yang telah dibentuk. Salah satu posisi panitia yang bertugas adalah sekretaris itu sendiri.
Baca juga: Baca juga: Magang: Pahami Tujuan, Manfaat, dan Aturannya!
Tugas Sekretaris Dalam Pameran
Tugas utama yang diemban oleh seorang sekretaris dalam sebuah pameran adalah membantu tugas ketua panitia dalam mengurus administrasi. Termasuk dalam pembuatan dokumen, proposal kegiatan hingga surat – surat yang diperlukan.
Secara garis besar, tugas pokok sekretaris adalah menulis seluruh kegiatan panitia selama penyelenggaraan pameran. Tugas sekretaris antara lain:
- Pembuatan surat-surat pemberitahuan kepada dinas, lembaga, atau instansi setempat yang terkait dengan pelaksanaan pameran.
- Mengarsipkan surat-surat penting dan menyusun sesuai waktu pengeluaran surat-surat secara cermat dan teratur.
- Membuat laporan sebelum kegiatan, saat kegiatan, dan setelah kegiatan bersama dengan ketua pameran.
Selain itu, sekretaris juga memiliki tugas umum seperti berikut.
Mengurus Kegiatan Administratif
Tugas yang paling umum dimiliki oleh seorang sekretaris adalah mengurusi kegiatan administratif dalam keberlangsungan perusahaan maupun organisasi. Urusan kegiatan administratif ini dapat berbentuk pengarsipan data, pengarsipan surat, serta melakukan arsip pada dokumen penting lainnya, seperti arsip keuangan dari pihak bendahara.
Meskipun sekretaris dan staff administrasi sama-sama mengurus administrasi, jangan sampai tertukar ya Warga Lumina!
Menjadi Perantara dan Mediator
Tugas sekretaris lainnya adalah menjadi perantara dari orang lain yang ingin berhubungan langsung dengan pimpinan. Hal ini agar jadwal dari antar pimpinan menjadi jelas. Selain itu, sekretaris sebagai yang bertugas menyusun dan mengatur jadwal juga dapat menghindari adanya tabrakan jadwal. Contohnya adalah janji temu antara pimpinan yang dilakukan oleh tiap sekretarisnya.
Selain itu, sekretaris juga bertugas dalam menjadi mediator antara pimpinan dan anggota lainnya. Misalnya jika ada karyawan yang ingin bertemu langsung dengan pimpinan maka dia harus berhubungan dulu dengan pihak sekretaris.
Melakukan Notulensi
Notulensi atau catatan merupakan hal penting yang harus ada dalam tiap rapat. Tugas sekretaris yang meliputi melakukan notulensi ini tentu sangat penting karena notulensi berisikan apa saja yang dibicarakan dan apa saja yang terjadi selama rapat berlangsung. Selain itu, melakukan notulensi juga penting dalam keberlangsungan acara atau program dari perusahaan atau organisasi kedepannya.
Mengatur Kegiatan
Tak dapat dipungkiri lagi bahwa salah satu tugas utama dari sekretaris adalah mengatur kegiatan yang ada. Kegiatan ini dapat berbentuk kegiatan harian, mingguan, bulanan, sampai tahunan yang biasanya dilakukan. Sekretaris juga bertugas dalam mengatur kegiatan yang akan datang dan mengkonsultasikan ke pihak penyelenggara agar dapat terlaksana dengan baik.
Menyiapkan Agenda
Selain mengatur kegiatan, sekretaris juga bertugas untuk mengatur agenda yang kemungkinan besar dilakukan oleh perusahaan atau organisasi kedepannya. Sama seperti pengaturan kegiatan yang sudah Mba Lumina jelaskan di atas, agenda ini dapat berupa agenda harian, mingguan, bulanan, sampai tahunan. Pihak sekretaris juga harus dapat menyiapkan agenda mendadak seperti konferensi pers atau pernyataan publik.
Baca juga: 7 Cara Buka Obrolan Dengan Rekan Kerja Agar Tidak Canggung
“Lumina menyediakan puluhan ribu informasi lowongan pekerjaan lengkap di seluruh Indonesia yang selalu update. Yuk, install aplikasinya dan daftar Lumina sekarang juga!”