Operator telepon adalah profesi yang dapat dikatakan bertugas dalam menangani seluruh komunikasi perusahaan melalui telepon. Oleh karena itu, peran operator telepon dalam perusahaan cukup penting untuk kelancaran bisnis dan komunikasi perusahaan dengan klien.
Tiap perusahaan tentu membutuhkan tenaga dalam melakukan komunikasi ke banyak pihak untuk kepentingan bisnis. Terlebih, saat ini juga telah banyak dilakukan komunikasi jarak jauh untuk menyelesaikan urusan atau hanya untuk sekedar bertanya kepada perusahaan.
Untuk menjadi operator telepon, kamu harus terlebih dahulu memiliki pemahaman terkait cara kerja serta sistem telepon yang digunakan serta berkemampuan komunikasi yang baik. Nah, pada kesempatan kali ini, Mba Lumina akan menjelaskan terkait operator telepon. Yuk simak penjelasannya pada artikel di bawah ini ya!
Baca juga: Tips dan Trik Mengembangkan Komunikasi Non Verbal yang Perlu Kamu Ketahui
Pengertian Operator Telepon
Telephone Operator adalah petugas yang menangani seluruh komunikasi perusahaan melalui telepon dan bertanggung jawab untuk melayani sambungan telpon yang masuk atau keluar. Operator telepon bertanggung jawab untuk menyampaikan sambungan telepon yang masuk kepada orang yang dituju.
Selain itu seorang operator telepon juga bertanggung jawab membuka saluran telepon bila ada karyawan yang hendak menghubungi pihak luar. Seorang operator telepon dalam sebuah perusahaan biasanya merangkap menjadi resepsionis.
Profesi operator telepon umumnya diisi oleh perempuan, sebab dinilai memiliki suara yang lebih enak didengar dan berpenampilan lebih menarik daripada laki laki. Tentu hal ini memiliki alasan karena operator telepon harus menjawab telepon dengan ramah dan memberikan kesan yang baik terhadap perusahaan.
Baca juga: Resepsionis: Pengertian, Tugas, dan Fungsi
Tugas Operator Telepon
Dalam bekerja, operator telepon memiliki beberapa tugas. Tidak hanya menerima telepon, operator telepon juga memiliki tugas yang lain loh! Berikut adalah beberapa tugas dari operator telepon.
1. Menerima Telepon Dari Dalam dan Luar Perusahaan
Setiap orang yang berkepentingan untuk menghubungi seseorang yang akan dituju tentunya salah satu caranya adalah melalui pesawat telepon perusahaan atau instansi terkait.
Tugas operator telepon merupakan orang yang menyambungkan hubungan telepon tersebut baik itu dari internal maupun eksternal perusahaan, agar orang yang berkepentingan bisa terhubung komunikasi dengan orang yang akan dihubunginya.
Baca juga: Customer Service: Ketahui Tugas, Gaji, dan Skill yang Harus Dimiliki!
2. Menjawab Pertanyaan Klien Via Telepon
Setelah bertugas untuk menerima telepon, seorang operator telepon bertugas untuk menjawab pertanyaan dari klien jika klien tersebut masih memiliki pertanyaan seputar perusahaan.
Tentunya ada aturan tersendiri atau hal – hal tertentu yang boleh disampaikan atau dijawab oleh operator telepon terkait jika ada pertanyaan dari orang luar, calon konsumen maupun konsumen sendiri.
Baca juga: Tertarik Menjadi Frontliner? Pahami Tugas dan Skill yang Dibutuhkan!
3. Memahami Informasi Perusahaan
Sebagai orang yang menerima dan menjawab telepon dari luar perusahaan, tentu penting bagi operator telepon untuk memahami informasi perusahaan. Hal ini dimaksudkan agar operator telepon tersebut bisa memberi penjelasan kepada para konsumen atau tamu yang menelpon untuk mencari jawaban atas pertanyaan yang diajukan.
4. Membuat Laporan
Tugas lain dari operator telepon adalah menulis atau mengisi data laporan tentang siapa saja yang melakukan informasi dan komunikasi melalui pesawat telepon perusahaan, baik itu konsumen maupun vendor.
Laporan tersebut kemudian dapat digunakan sebagai alat untuk menelusuri riwayat jika dibutuhkan perusahaan.
“Lumina menyediakan puluhan ribu informasi lowongan pekerjaan lengkap di seluruh Indonesia yang selalu update. Yuk, install aplikasinya dan daftar Lumina sekarang juga!”